نصائح للمديرين

نصائح للمديرين لاختيار الموظفين....

تجنب تكلفة الخطأ فى اختيار موظفيك.

إن الهيكل الوظيفى لأى شركة ناجحة يتألف من عدد من الكوادرالبشرية المتألقة الذين تم اختيارهم بشكل نظامى وليس عشوائى قام عليه مديرون متخصصون وفقاً لإحتياجات العمل من كفاءات ومهارات؛ فحينما تشعر الشركة بحاجتها لفكر جديد أو كوادر مبدعة توكل تلك المهمة لمدير الموارد البشرية كما تفعل الشركات الكبرى وخلال تلك العملية يتم التمييز بين الأفراد على أساس السمات والمهارات بما يحقق التوازن بين متطلبات الشركات ومؤهلات الافراد.

خطوة على طريق الإختيار

إن الخطوة الأولى فى الإختيار تبدأ فورالإنتهاء من التحديد الكمى والنوعى لكافة الموارد البشرية اللازمة ومن الناحية العملية لا يمكن أن تبدأ هذه المرحلة إلا بعد إتمام كافة الإجراءات المتعلقة بالتوصيف خاصة ما يتعلق بالوظائف الجديدة الناتجة عن مقتضيات التخطيط أى تخطيط الموارد البشرية.

تكاليف خطأ الإختيار

لا شك أن هناك تكاليف تتحملها الشركة في حالة الخطأ فى الاختيار الذى يتمثل فى فصل الموظف أو تركه للخدمة،وقد يتسبب ذلك فى تكبد الشركة لعدد من الخسائر التى تتمثل فى :

- تكاليف التعيين وإجراء المقابلات .
- تكاليف التدريب.
- الأجر الذى يحصل عليه الفرد الجديد"المتدرب"والذى عادة ما يفوق إنتاجه.
- فقدان الإنتاج فى الفترة ما بين فصل الفرد القديم وتعيين فرد جديد.
- عدم استخدام معدات الإنتاج بالكامل خلال فترتى التعيين والتدريب.
- تكلفة البحث عن فرد بديل.
- تكلفة إنهاء خدمة الفرد مثل التعويضات والتقارير الكتابية والمقابلة النهائية.

• إن مهمة اختيارالموظفين تنعكس وبلا شك على نمو شركتك وتطورها ليس هذا فقط ولكن أيضاً تحدد من خلالها ملامح صورتك ووضعك الوظيفى فى الشركة ومدى كفاءتك فى القيام بمهامك كمدير للموارد البشرية ، لذا فكن حذراً فى الإختيار.

وإليك النصائح التالية فى الاختيار:

الإطلاع على مؤهلات المتقدم قبل المقابلة

مكالمة هاتفية لمدة نصف ساعة توفر ساعات من الوقت الذى تستغرقه عملية التنظيم اللازمة لإختيار الموظفين ، إن المسح المسبق لطلبات التوظيف أمر مطلوب، بل ومُلح أيضاً لاختيارالأفضل؛ ستكتشف من خلال هذه العملية ما إذا كان المتقدم يتمتع بالمعرفة والخبرة التي تحتاجها.
يمكنك أن تعرف من خلال مسحك لطلبات التوظيف من يطلب راتباً لا يمكن أن تغطيه شركتك، يمكنك أن تأخذ فكرة عن انسجام ثقافة المتقدم مع ثقافة تنظيمك أو شركتك.

الإعداد الجيد للمتقدم للعمل

حاول أن تحضّرالمتقدم بشكل جيد للمقابلة، لأن المقابلات تمضى وقتها فى مواضيع هامة مثل: تحديد مهارات المتقدم، ومدى تلاؤمه مع ثقافة التنظيم.
إن تهيئتك للمتقدم يتم من خلال وصفك للتنظيم لتفاصيل الوظيفة المتقدم لها، إخبارك إياه بألقاب ومهمات الأعضاء الذين ستجرى المقابلة معهم، وكل ما يمكن أن يوفر وقتاً أثناء إجراء المقابلات.

التهيئة الجيدة للمسئولين عن إجراء المقابلات

لا يمكنك أن تمضى فى مشروع دون أن تضع له مخططاً، لذا يجب على المسئولين عن إجراء المقابلات أن يجتمعوا ويضعوا مخططاً لتحديد من هو المسئول مثلاً عن نوع معين من الأسئلة، أوالوثائق التي يقدمها المتقدم، من سيقيّم ماذا؟ ، من الذى سيحدد مدى التوافق بين ثقافة المتقدم وثقافة الشركة؟

فالمقابلة ليست أسئلة وأجوبة كلامية فحسب؛ جولة ميدانية فى أرجاء الشركة، مع بعض الأسئلة العملية والتطبيقية تعطيك فكرة أفضل عن مهارات المتقدم.

لا تكتفى بالمقابلة فى تقييم المتقدم

إن المقابلة هى عبارة عن سيل جارف من الكلام وغالباً وخلال المقابلة يخبرك المتقدم بالمعلومات التى تحب أن تسمعها لأنه وببساطة، يريد الحصول على الوظيفة التى جاء من أجلها الشركات الذكية؛ لذا فعليك ألا تكتفى بالمقابلة الشخصية ،كما تقول بعض الدراسات أن المقابلة النموذجية تزيد من احتمال الحصول على أفضل المتقدمين للعمل فى الشركة بنسبة تقل عن 2%.

لا تكتفى بالكلام النظرى أثناء المقابلة

تتطلب أى مقابلة ناجحة وجود عناصر أخرى غيرالكلام وطرح الأسئلة والمناقشات، فيمكنك أخذ المتقدم للعمل فى جولة في أرجاء الشركة و اسأله عن خبرته عن حالات معينة تمران عليها أثناء جولتكم: ماذا يعرف عن فعالية هذه أو تلك... وما إذا كانت لديه أفكار عن تطويرها.

- راقب المتقدم وهو ينجز عملاً : يفصل أجزاء، يجمع أجزاء، كوّن فكرة عملية عنه.

- اطلب من المتقدم أن يكتب خطوات لإحدى الأعمال أو الفعاليات التى تقوم بها شركتك.

. الخبرة والمهارة أساس الإختيار

يميل الأفراد إلى توظيف الأشخاص الذين يشبهونهم فى نمط شخصيتك إلا أن هذا التفكير يسبب أضراراً مدمرة للشركة مع مرور الوقت.

إذ أن التنوع هو روح الحياة والتنوع فى الموظفين يفى بالتنوع فى العملاء.

- فكّر لو أنك تحوز على أفراد يشبهونك في تنظيمك، ولديك مشكلات معينة مع زبائن معينين، ألا تعتقد أنهم سيقعون في نفس المأزق الذي تعانى أنت منه؟

فلا يعنى إعجابك بشخصية المتقدم أنه يمتلك المهارات والكفاءات التى تحتاج إليها.

الموضوعية فى الإختيار

كيف تميز بين متقدم وآخر؟ كل متقدم لديه "قائمة " بالمهارات والكفاءات والمقومات الشخصية والتجارب والاهتمامات التى ترغب أن تراها فى موظفك المنتخب.

- عليك أن تقرر وربما تختبر أكثر المهارات المطلوبة لديك والتى تحتاجها. حدد ما هى العناصر الثلاث أو الأربع التى يجب أن تتوفر فى المتقدم ليسهم فى تطوير أعمالك وعلاقاتك مع الزبون؟

عندما تحدد هذه العناصربموضوعية ستستبعد عن دائرة اختيارك المتقدمين الذين لا تتوفر لديهم هذه المقومات، وهذا ما سيوفر عليك الكثير من الوقت في اتخاذ القرار.

التوسيع من دائرة المتقدمين

خذ وقتك فى تكوين مجموعة جيدة من المتقدمين الذين تتوافق مؤهلاتهم مع احتياجات التنظيم لديك.
من الخطورة بمكان أن لا يكون لديك المجال للاختيار بين عدد من المتقدمين المناسبين.

- لا تعتمد أى شخص إن لم تكن مؤهلاته مطلوبة لديك أو تتوافق مع احتياجات العمل؛ الأفضل لك فى هذه الحالة أن تفتح ملف البحث من جديد.

- احرص على تعلم مهارات الإختيار بنفسك حتى لا تضطر إلى إعطاء صلاحية القيام بلك لغيرك وربما للمتطفلون لتمنحهم بذلك مالا يستحقون.

هل أنت مستعد ؟

قبل أن تبدأ فى إجراء أى مقابلة تعيين ، راجع قائمة الاختبار التالية لتتأكد من أنك قد أصبحت جاهزاً تماماً لتلك الجلسة :

- مكتبى نظيف وحسن المظهر .

- لقد قرأت السيرة الذاتية وطلب الالتحاق بالوظيفة ، ودونت عنهما بعض الملاحظات ، وهما أمامى الآن على المكتب.

- رتبت مع الموظفين ألا يتم إزعاجى خلال الوقت المخصص لإجراء المقابلة .

- رتبت قطع الأثاث في المكتب بطريقة تناسب المناقشة .

- لدى نسخة من توصيف الوظيفة .

- لدىَ عينات مٌعدَة عن عمل الشركة ( أو الإدارة ) لعرضها على المتقدم .

- لدىَ أسئلة جاهزة ، تمت صياغتها بحيث تكشف عن المعلومات المحددة التي سأحتاج إليها لإجراء تقييم عادل للمتقدم .

.. عليك أن تعرف دائماً أن وراء كل موظف ناجح مدير أنجح منه لأنه الذى استطاع اكتشافه وإبراز قدراته وفق متطلبات العمل ليصلا فى النهاية إلى القمة معا ً ويد واحدة لأن الاختيار كان أساسه الحكمة والتروى والاستكشاف لما وراء القدرة للوصول للإبداع ، إذا كنت مديراً جديد فتعلم من ذوى الخبرة كيف يختارون موظفيهم أو اترك لهم مهمة القيام بذلك للتخلص من عناء سؤ الاختيار إلى الأبد ولكن أعلم أن معايير الاختيار نسبية تتفاوت من مدير لآخر فابحث دائماً عن الخبرة ثم اعتمد على نفسك فى الاختيار